Prima di chiedere la certificazione, l’azienda deve aver già impostato il Sistema di Gestione per la Qualità (SGQ) attraverso le seguenti attività:
- Analisi dei Processi. La prima fase che si deve affrontare è “conoscere ciò che si fa” ovvero individuare quei processi che vengono svolti senza soluzione di continuità, per progettare, realizzare, promuovere, vendere ed erogare i prodotti e/o i servizi al cliente finale.
- Stesura della documentazione del SGQ. La fase successiva è relativa alla stesura della documentazione del Sistema di Gestione per la Qualità; in poche parole, i processi aziendali vengono descritti, a titolo di esempio:
- nel manuale di Gestione per la Qualità che rappresenta e testimonia le strategie e le modalità d’azione dell’impresa in materia di Qualità;
- nelle procedure gestionali che descrivono modi, condizioni e responsabilità per la pianificazione e lo sviluppo delle attività;
- nelle istruzioni operative che descrivono lo svolgimento delle attività esecutive.
- L’Applicazione del SGQ. Un insieme di documenti coerenti con la struttura e la realtà dell’impresa evita inutili e dannosi stravolgimenti e appesantimenti operativi e organizzativi, facilitandone la gestione, il monitoraggio e le azioni di miglioramento. Le varie attività e i relativi risultati saranno evidenziati nei documenti di registrazione della qualità che attestano la corretta applicazione del Sistema di Gestione per la Qualità.
- Le Verifiche Ispettive Interne. Dovranno essere svolte dalle persone preposte; le verifiche ispettive interne hanno lo scopo di valutare tutte le indicazioni provenienti dal campo per individuare punti deboli e spunti di miglioramento. Le verifiche dovranno coinvolgere tutta la struttura, compreso il personale esecutivo.
Il Processo di Certificazione
Richiesta di preventivo: L’impresa richiede a CNIM S.r.l. un preventivo di spesa che dovrà includere i costi necessari alla certificazione del sistema di gestione per la qualità (SGQ), ambientale (SGA), salute & sicurezza (SGS) e le successive verifiche di sorveglianza annuale.
- Valutazione della documentazione: viene esaminata la documentazione del Sistema di Gestione a fronte dei requisiti della norma.
- Visita preliminare – (su richiesta dell’azienda): a richiesta può essere svolta una pre-verifica prima della verifica ispettiva per valutare lo stato del Sistema di Gestione .
- Verifica ispettiva di certificazione: la verifica ispettiva di certificazione consiste in interviste informali, esami di documentazione e osservazioni del Sistema aziendale durante lo svolgimento dell’attività.
- Emissione del certificato: dopo la valutazione dei risultati della verifica ispettiva e l’approvazione di eventuali azioni correttive viene emesso un certificato che viene inviato all’azienda. Il certificato ha validità triennale e durante questo periodo l’impresa è soggetta alle visite periodiche di sorveglianza.
- Verifiche periodiche di sorveglianza (Mantenimento): vengono svolte con cadenza almeno annuale per valutare se il funzionamento del Sistema di Gestione sia soddisfacente e verificare la permanenza della conformità ai requisiti certificati.
- Riesame del sistema (Rinnovo): ogni tre anni viene svolto il riesame del Sistema attraverso una verifica ispettiva avente lo scopo di valutare l’efficacia del Sistema di Gestione nel suo complesso.
L’Impegno Economico e la Tempistica
CNIM S.r.l., attraverso la sua snella struttura di certificazione, permette alle aziende di affrontare l’iter di certificazione in tempi brevi e di avere, fin dall’inizio dell’iter, una persona di riferimento per la richiesta di tutte le informazioni inerenti la certificazione del proprio sistema di gestione per la qualità (SGQ), ambientale (SGA) e per la Salute & la Sicurezza (SGS).
Gli importi e le spese da sostenere da parte delle Organizzazioni che intendono certificare il loro Sistema di Gestione sono definite da CNIM S.r.l. sulla base di un tariffario ed in particolare sono definite tenendo in considerazione i seguenti aspetti dell’Organizzazione:
– il numero complessivo dei lavoratori dell’Organizzazione, ovvero tutto il personale le cui attività sono connesse ai processi da certificare. A tal fine viene considerato il personale permanente e non permanente -stagionale, temporaneo e subappaltato- che è presente al momento della verifica ispettiva;
– il numero delle sedi/stabilimenti/unità produttive/dipartimenti/divisioni/ecc.;
– la complessità dell’Organizzazione in termini di attività/processi produttivi;
– la complessità dell’Organizzazione in termini di attività esterne e/o cantieri.
In particolare, i tempi (giorni-uomo) dedicati alle verifiche influiscono direttamente sugli importi e sono calcolati sulla base della tabella Annex A della guida IAF MD 5:2019, e tengono conto dei fattori di cui sopra.